Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов.Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации. Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно? Какие документы сшивают в делопроизводстве? Первичная документация в бухгалтерии: что это такое и каких видов она может быть? Узнайте по ссылке. Зачем сшивать документы? Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист. К этому добавьте удобство хранения: прошитые дела компактны и занимают мало места. Оформление документов для налоговой. Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать. А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее. Законодательное регулирование. Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Инструкции Центрального банка по документоведению Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года) Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России? Ответ содержится в этой статье. Как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово. Шаг 1. Комплектация. Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров. Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи. Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см. Шаг 2. Нумерация. Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается. Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке. Шаг 3. Подготовка. Составление описи . Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь. Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется. Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов. Подбор м атериалов : Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз). Канцелярский клей (или жидкое стекло) Папиросная бумага 4 на 5 см. Шило. Картон. Шаг 4. Обложка. Стандартный размер – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4. Нестандартный размер – зависит от формата подшиваемых бумаг. Для длительного (более 25 лет) хранения обложки изготовляются из очень твердого картона. На обложке укажите: Название организации Какое подразделение (например, бухгалтерия). Индекс и название дела. Срок хранения. Номер тома. Число подшитых листов Дата подшивки. Шаг 5. Пробивка отверстий. Если использовать не шило, а обычный дырокол, то достаточно делать два прокола. Калькулятор и пошаговая инструкция по расчету неустойки по ставке рефинансирования содержатся тут. Шаг 6. Прошивка. Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом. На первый лист положите картонную полоску. Это предохранит нить от быстрого изнашивания. Прошиваются документы дважды. При трех проколах: начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити. С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие. Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол. Далее снова идите в среднее отверстие. Вы окажетесь на тыльной стороне. Оставьте также не менее семи сантиметров нити. Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок. Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола. Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху. Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое. Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны. После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити. Шаг 7. Опечатывание и заверение. Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей. Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден. Что такое учетная политика организации и в каком порядке она формируется – читайте в публикации по ссылке. Образец заверительной надписи. Обычно заверяет документ подписант оригинала. Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта. Что лучше и выгоднее открыть начинающему предпринимателю: ИП или ООО? Узнайте здесь. Подпись расшифровывать обязательно. Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги. Так же и печать. Если у ИП печати нет, можно обойтись и без нее. Можно воспользоваться и сургучной печатью. Оттиск мастичной печати сверху фиксируется канцелярским клеем. При сдаче документов в регистрирующий орган за вами остается право выбора – сшивать ли их. Как правильно сшивать документы более одного листа? Смотрите следующий видео-урок: |
Новинки: